Shiftrio’da işletmenizi yönetmek

Hesap ve şirket

1. 1Hesap oluştur, Google ile devam et ya da Apple ile devam et ile giriş yapın.
2. 2Şirket sahibiyim’i seçin.
3. 3Şirket adını yazın ve işletme türünü seçin: Restoran / kafe, Mağaza, Otel ya da Diğer.
4. 4Şubelerinizi ekleyin; en az bir şube gerekir.
5. 5Salon, mutfak, bar gibi bölümlerinizi ekleyin. Her bölüm bütün şubelerde açılır.
6. 6Yaklaşık çalışan sayınızı seçip Tamamla’ya dokunun.

Kurulum sihirbazı

İlk açılışta sihirbaz ekibi ve vardiya saatlerini sorar. Her adımı Atla ile geçebilirsiniz.

1. 1Ekibinizde kimler var? adımında çalışanların adını yazıp ekleyin. Her kişi için ayrı bir davet bağlantısı hazırlanır.
2. 2Davetleri gönderin adımında herkese WhatsApp ile kendi linkini gönderin ya da Hepsini gruba tek mesajla gönderin.
3. 3Vardiyalarınız hangi saatlerde? adımında sık kullandığınız saatleri seçin ya da Saat ekle ile girin.
4. 4Gelecek haftanın taslağını hazırla açık kalırsa, seçtiğiniz saatlerle her bölüm ve çalışma günü için kişisiz taslak vardiyalar oluşur.
5. 5Kurulumu bitir’e dokunun. Seçtiğiniz saatler şubenin hazır saatleri olarak kaydedilir.

İpucu · Ana sayfadaki Başlarken kartı ilk plan yayınlanana kadar kalan adımları gösterir: ekibi ekleme, ilk haftayı planlama ve yayınlama.

Çalışanları davet edin

1. 1Ekip sekmesinde Davet et’e dokunun.
2. 2Davet linki oluştur’a dokunun. Davet kodu, QR kod ve son geçerlilik tarihi çıkar.
3. 3WhatsApp ile gönder, Paylaş ya da Linki kopyala ile gönderin; yanınızdaysa QR kodu telefonunun kamerasıyla okutsun.

• Davet linki 7 gün geçerlidir. Aktif davetler’den linki yeniden paylaşabilir ya da Daveti iptal et ile kapatabilirsiniz.
• Linke dokunan kişi uygulamayı indirir ve şubenize katılır.

Ekip listesi

• Ekip sekmesinde herkesin bu haftaki planlı saati, haftalık en fazla saatine karşı görünür; sınırı aşan kırmızı yazılır.
• Üstteki çubuk planınızdaki kişi sayısını gösterir. Sınıra yaklaşınca Planları görün çıkar.
• İsimle arayın ya da etikete göre süzün.

Çalışan bilgileri

Listede bir kişiye dokunun.

• Saatlik ücret: haftalık işçilik maliyetinde ve çalışanın tahmini kazancında kullanılır.
• Haftalık saat: En az saat ve En fazla saat. Boş bırakılırsa şube ayarındaki değerler geçerlidir.
• Aktif: kapatılan kişi plana yazılamaz.
• Etiketler: kişinin hangi bölümde çalıştığını belirler; otomatik atama ve açık vardiyalar buna bakar.
• Şube yöneticisi: kişiye yönetici yetkisi verir (yalnızca şirket sahibi).
• Çalışanı sil: kişi bu şubeden çıkar, ileri tarihli vardiyaları boş vardiyaya döner.

İpucu · Değişiklikleri Kaydet ile kaydedin. Yönetici yetkisi anahtarı ise anında kaydedilir.

Toplu etiketleme

1. 1Ekip sekmesinde Etiketle’ye dokunun ve kişileri seçin.
2. 2Ekle ya da Kaldır’ı seçin, etiketleri işaretleyin ve onaylayın.

Bölümler ve çalışma saatleri

• Bölümler’de ＋ ile yeni bölüm ekleyin: adı, rengi ve çalışma saati (Tüm gün, şube saatleriyle aynı ya da Özel Saatler).
• Bölüme dokunarak düzenleyin, tutamaçtan sürükleyerek sıralayın. Bir bölüm silinirse ileri tarihli vardiyaları da silinir.
• Çalışma Saatleri’nde şubenin açılış ve kapanış saatini girin. Bu saatlerin dışındaki vardiyada uyarı görürsünüz.

İpucu · Her bölüm aynı adla bir etiket de oluşturur. Çalışanlara bu etiketi verdiğinizde otomatik atama onları o bölüme yazar.

Plan ekranı

• Plan sekmesinde hafta, bölüm bölüm görünür. Oklarla ya da gün şeridini kaydırarak haftayı değiştirin, Bugün ile bu haftaya dönün.
• Başlıkta haftanın durumu yazar: yayınlanmamış vardiya varsa “N taslak”, hepsi yayındaysa Yayında.
• Taslak vardiyaları çalışanlar görmez; yayınladığınızda görünür olurlar.
• Bir bölümde kural tutmuyorsa “N kişi eksik” yazar.

Vardiya ekleyin

1. 1Bölümün altındaki Vardiya ekle’ye dokunun.
2. 2Başlangıç ve Bitiş saatini girin ya da Hazır saatler’den birini seçin.
3. 3Çalışanlar’dan bir ya da birkaç kişi seçin. Liste bölüme uyanları önce gösterir; izinli ve müsait olmayanları işaretler.
4. 4Aynı vardiyayı haftanın başka günlerine de eklemek için Günler’den günleri seçin.
5. 5İsterseniz not yazın; vardiyadaki kişi notu görür. Kaydet’e dokunun.

İpucu · Her kişi ve gün için ayrı bir vardiya oluşur. Kaydetmeden önce çakışma, izin, müsaitlik ve şube saati kontrol edilir; bir sorun varsa Kaydetmeden önce bakın listesi çıkar ve Yine de kaydet diyebilirsiniz.

Vardiyayı düzenleyin, çoğaltın, silin

• Vardiyaya dokunarak saati ya da kişiyi değiştirin. Yayındaki bir vardiya değişirse ilgili çalışanlara neyin değiştiğini söyleyen bildirim gider.
• Vardiyayı sola kaydırınca İletişim (ara ya da WhatsApp), Çoğalt ve Sil çıkar. Silme Geri al ile geri alınabilir.
• Kişisiz vardiyada (Atanmadı) Ata’ya dokunarak kişi seçin.

Haftayı kopyalayın ve temizleyin

Sağ üstteki ⋮ (Hafta işlemleri) menüsünde:

• Haftayı kopyala ve Günü kopyala: seçtiğiniz hafta ya da günün vardiyalarını taslak olarak kopyalar. Ekipten ayrılmış kişilerin vardiyası boş vardiya olur.
• Otomatik doldur ve Şablonlar (aşağıda).
• Boş vardiyaları ekibe aç: yayındaki kişisiz vardiyaları ekibe açar (aşağıda).
• Müsaitlik iste, Haftalık görünümü paylaş (haftayı resim olarak gönderir) ve Takvime ekle.
• Haftayı temizle ve Günü temizle.

İpucu · Hafta boşsa plan ekranında Geçen haftayı kopyala, Hazır saatlerle taslak oluştur ve Otomatik doldur kısayolları çıkar.

Şablonlar

Şablon, haftanın tekrar eden ihtiyacıdır: hangi bölümde, hangi saatte, hangi günler kaç kişi.

1. 1İşletme → Şablonlar → Yeni Şablon’a dokunun.
2. 2Ad, bölümler, başlangıç ve bitiş saati ve günleri girin; bölüm başına çalışan sayısını seçin.
3. 3Gerekirse Günlere Özel Saat ile bazı günlere farklı saat verin ve kaydedin.

• Şablonun ⋮ menüsündeki Şablonu Uygula, seçtiğiniz haftaya kişisiz vardiyalar ekler.
• Otomatik Ata aynı vardiyaları uygun kişilerle doldurur.

Otomatik doldurma

1. 1⋮ menüsünden ya da boş haftadaki kısayoldan Otomatik doldur’a dokunun.
2. 2Haftayı seçin, kullanılacak şablonları işaretleyin.
3. 3Otomatik doldur’a dokunun. Vardiyalar taslak olarak oluşur.

• Bir kişi bir vardiyaya ancak bölümün etiketini taşıyorsa, o saatte izinli değilse, o gün müsait olmadığını söylememişse, haftalık en fazla saatini aşmayacaksa ve başka vardiyasıyla çakışmıyorsa yazılır.
• Uygun olanlardan en az saatine en uzak olan önce gelir.
• Yalnızca şirketin çalışma günleri ve bölüm saatleri doldurulur; kimsenin uymadığı vardiya boş kalır.

İpucu · Sonuçta kaç vardiyanın atandığı ve kaçının boş kaldığı yazar. Taslağı yayınlamadan önce istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

Planı yayınlayın

Yayınlanınca vardiyası olan herkese tek bir bildirim gider ve “N vardiya yayınlandı, M kişiye bildirim gitti” yazar. Ardından planı resim olarak Gruba gönder ile WhatsApp grubunuza da atabilirsiniz.

1. 1Alttaki N vardiyayı yayınla’ya dokunun. Bugün sekmesindeki Yayınla da aynı işi yapar.
2. 2Hata seviyesindeki kurallar tutmuyorsa yayın engellenir; Uyarı seviyesindekiler için Yine de yayınla diyebilirsiniz.
3. 3Kişisiz taslak varsa Atanmamış vardiyalar listesi çıkar: kişi atayın ya da kaldırın. Boş vardiyaları ekibe aç’ı açarsanız bu vardiyalar yayınla birlikte ekibe açılır.
4. 4İzinli birine vardiya yazılmışsa son kez sorulur.

Haftalık işçilik maliyeti

Plan başlığındaki tutar, haftanın tahmini işçilik maliyetidir. Dokunduğunuzda kişi kişi saat ve maliyet açılır.

• Taslaklar dahildir, saatlik ücret üzerinden hesaplanır; fazla mesai, bahşiş ve prim dahil değildir.
• Ücreti girilmemiş kişiler Ücret yok olarak görünür; dokunarak ücretini girebilirsiniz.

Planı kim gördü

Plan başlığındaki “N/M kişi gördü” yazısına dokunun: yayındaki vardiyası olanlardan kimin planı açtığı ve ne zaman açtığı listelenir.

• Görmeyenlere hatırlat yalnızca henüz görmeyenlere bildirim gönderir.

Bugün sekmesi

• Sizi bekleyenler: bekleyen izin, takas ve fazla mesai talepleri, uygulamaya katılmamış kişiler, yayınlanmamış taslaklar ve boş vardiyalar. Satıra dokunduğunuzda ilgili yer açılır.
• “Bu haftanın N vardiyası hâlâ taslak” satırındaki Yayınla planı buradan yayınlar.
• Bugün programda: şu an ve sonra çalışacaklar. Tümü ile listenin tamamı, bir kişiye dokunarak arama ya da WhatsApp.
• Sağ üstteki zil bildirimleri açar.

İzin, takas ve fazla mesai talepleri

Talepler sekmesinde bekleyenler türüne göre listelenir; sekmedeki rozet bekleyen sayısını gösterir. Tümü, İzin, Takas ve Fazla mesai ile süzün; karar verilenler Geçmiş’te.

• İzin: Onayla ya da Reddet. Çalışanın o günlerde vardiyası varsa uyarılırsınız; onay vardiyaları kendiliğinden silmez.
• Takas: önce iş arkadaşı kabul eder, sonra siz onaylarsınız. Onayla iki vardiya tek seferde yer değiştirir. Karşı tarafı bekleyen takaslar Karşı taraf bekleniyor altında durur.
• Reddet derken isterseniz gerekçe yazın; çalışan bildirimde görür.

İpucu · Şube yöneticisi kendi izin talebine karar veremez; onu şirket sahibi onaylar.

Fazla mesaiyi onaylayın

1. 1Fazla mesai talebinde Onayla’ya dokunun.
2. 2Ücret çarpanı’nı seçin: ×1, ×1,5, ×2 ya da ×2,5. Ücret biliniyorsa tutar görünür.
3. 3Onayla’ya dokunun. Çalışana bildirim gider.

Çalışana izin ekleyin

Eklediğiniz izin onaylı olarak kaydedilir ve çalışana bildirim gider.

1. 1İşletme → İzinler → İzin ekle’ye dokunun.
2. 2Çalışanı, tarihleri ve gerekirse saatleri seçin.
3. 3Yıllık izin takibi açıksa Yıllık izinden düşülsün ile kalan hakkından düşün.
4. 4İzin ekle’ye dokunun.

Puantaj

Puantaj açıkken çalışanlar vardiyalarında ana sayfadan Başladım ve Bitirdim der. Saat telefondan değil sunucudan alınır.

• İşletme → Puantaj’da haftayı seçin. Bu haftanın toplamı herkesin gerçek saatini planlanana karşı gösterir.
• Her vardiyada planlanan saat ve gerçek giriş ve çıkış yazar; 5 dakikadan fazla geç kalınmışsa kaç dakika geç kalındığı da.
• Bir vardiyaya dokunup Giriş ve Çıkış saatini düzeltin ya da Kaydı sil. Düzeltilenlerde “düzeltildi” yazar.
• Çalışan Bitirdim’e basmayı unutursa vardiya planlanan bitişte kapanır ve “bitiş plandan yazıldı” notu düşülür.

İpucu · Çalışan vardiyadan bir saat önce başlayabilir, bitişten altı saat sonrasına kadar bitirebilir. Konum ya da QR kontrolü yoktur.

Yıllık izin

1. 1İşletme → Yıllık izinler’e girin.
2. 2Bir kişiye dokunup İşe giriş tarihi’ni girin. Gerekirse Yıllık hak (gün) ve Bugün kalan izni (gün)’ü de girin, kaydedin.

• Hak, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 53. maddesindeki en az sürelerle hesaplanır: 1 ile 5 yıl arası 14, 5 ile 15 yıl arası 20, 15 yıl ve üstü 26 gün. Her iş yıldönümünde eklenir.
• Onaylanan tam günlük yıllık izinler, şirketin çalışma günlerine göre haktan düşülür; saatli izin düşmez.
• 18 yaş altı ve 50 yaş üstü için en az 20 gün kuralı kendiliğinden uygulanmaz; bu kişilere Yıllık hak (gün)’ü siz girin.

Ekibe duyuru gönderin

Şubedeki herkese bildirim gider ve duyuru çalışanların ana sayfasında çıkar. Her duyuruda “N/M kişi gördü” yazar; dokunduğunuzda kimin gördüğü listelenir.

1. 1İşletme → Duyurular → Yeni duyuru’ya dokunun.
2. 2Mesajınızı yazın (en fazla 500 karakter) ve Gönder’e dokunun.

Fazla mesai ekleyin

1. 1İşletme → Fazla mesai → Fazla mesai ekle’ye dokunun ve kişiyi seçin.
2. 2Tarihi, isterseniz o günün vardiyasını ve saati girin.
3. 3Ücret çarpanı’nı seçin: ×1 normal saat ücretiyle, ×1,5 standart, ×2 hafta sonu ya da tatil, ×2,5 gece.
4. 4Not ekleyip Kaydet’e dokunun. Tutar saat × çarpan × ücret olarak hesaplanır.

Fazla mesai raporu

İşletme → Fazla mesai raporu’nda Aylık ya da Haftalık toplam saati ve tutarı görün. Kişiye dokununca kayıtları açılır; bir kaydı silmek için sola kaydırın.

Bahşiş

Önce Şirket ayarlarında Bahşiş sistemi’ni açıp dağıtım yöntemini seçin: Eşit dağıtım ya da Orantılı dağıtım (çalışılan saate göre). Orantılı dağıtım o ayın yayınlanmış vardiyalarındaki saate bakar.

1. 1İşletme → Bahşiş → Bahşiş ekle’ye dokunun.
2. 2Ayı ve toplam tutarı girin, isterseniz not yazın.
3. 3Önizle ile kişi başı payları görün, Onayla’ya dokunun.

İstatistikler

İşletme → İstatistikler’de bu hafta, bu ay, tüm zamanlar ya da seçtiğiniz aralık için toplam saat, vardiya sayısı ve ortalama vardiya süresini, kişi ve bölüm bazında görün. Dışa Aktar CSV dosyası olarak paylaşır.

Abonelik

İşletme → Abonelik’te planınızı ve kişi sayınızı görün. Planlar yalnızca çalışan sayısına göre değişir: Ücretsiz 10, Başlangıç 25, Büyüme 100, Kurumsal 1.000 kişi. Ödeme App Store ya da Google Play üzerinden, aylık ya da yıllık yapılır.

İpucu · Telefon değiştirdiyseniz aboneliğinizi Satın almaları geri yükle ile geri getirin.

Bildirim ayarları

İşletme → Bildirim ayarları’nda hangi bildirimleri alacağınızı seçin.

• Haftalık özet: pazartesi sabahı 08:00’de bu haftanın vardiyaları ve bekleyen talepler.
• Hatırlatmalar: uygulamayı bir süre açmazsanız gelecek haftanın planını ve ekibinizi hatırlatır.